Para compreender como montar um Termo de Referência, é fundamental entender que este é um documento crucial para aquisições de alimentos por meio de licitação no setor público. Além disso, é importante saber quem deve elaborar o termo de referência e quais tópicos devem ser abordados. Neste sentido, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre o tema.
É válido lembrar que, de acordo com o artigo 37 da Constituição Federal, o processo licitatório é obrigatório para aquisições no âmbito público, sendo regulamentado pela Lei nº 8.666/1993. No entanto, é importante salientar que a Lei nº 14.133/2021 substituirá esta lei no próximo ano e já está em vigor em algumas regiões do país, dependendo da regulamentação realizada pelos municípios ou estados.
O nutricionista deve participar obrigatoriamente do processo licitatório, de acordo com o artigo 3º, inciso 9 da Resolução nº 465/2010 do Conselho Federal de Nutricionistas, especificamente na parte técnica que envolve a especificação dos gêneros alimentícios, quantidade a ser adquirida, entre outros aspectos relacionados à atuação do nutricionista escolar.
O que é um Termo de Referência?
Você pode estar se perguntando: o que é exatamente o Termo de Referência mencionado neste artigo? Trata-se de um documento que a administração pública utiliza para adquirir bens, incluindo os gêneros alimentícios. Quem mais além do nutricionista seria capaz de elaborar esse documento? De fato, o nutricionista escolar possui o conhecimento técnico necessário para incluir no termo de referência todas as informações relativas aos alimentos que serão utilizados no cardápio escolar do próximo ano, com base na legislação vigente do Programa Nacional de Alimentação Escolar (PNAE). Somente o nutricionista tem competência para identificar exatamente quais alimentos o município ou estado podem ou não adquirir. Portanto, é fundamental que o nutricionista escolar assuma a responsabilidade pela elaboração desse documento.
O termo de referência é composto por diversos requisitos que devem ser mencionados individualmente. É importante lembrar que, conforme já estabelecido, quem elabora esse documento é o requisitante da licitação. Portanto, se o nutricionista é o responsável por requisitar a licitação para a compra de gêneros alimentícios para a alimentação escolar no âmbito público, este termo está diretamente ligado às suas atribuições.
Passo a passo da montagem do Termo de Referência
Definir objeto de aquisição
O primeiro item que deve constar no termo de referência é o objeto que será adquirido por meio da licitação. No exemplo que estamos usando, trata-se da aquisição de gêneros alimentícios para a alimentação escolar. Portanto, o objeto deste termo de referência será, por exemplo, o registro de preços para aquisição dos gêneros alimentícios que irão compor os cardápios das escolas e centros de educação infantil. É importante que o objeto seja especificado de acordo com a realidade de cada situação.
Apresentar a justificativa para a compra
Em segundo lugar, é necessário justificar por que a compra dos gêneros alimentícios destinados à alimentação escolar é necessária. Devemos explicar por que precisamos comprar esses alimentos e justificar que compraremos para atender às unidades escolares em conformidade com o Programa Nacional de Alimentação Escolar. Devemos elaborar a justificativa de acordo com a realidade de cada caso, e fornecemos exemplos para facilitar a compreensão e elaboração do Termo de Referência.
Elencar e descrever produtos
O terceiro passo consiste em elencar os produtos e fazer uma descrição completa de cada um deles, incluindo a quantidade necessária para o próximo ano. É necessário realizar um planejamento prévio de elaboração de cardápio e levantar o número de dias letivos e de quantas vezes cada produto será utilizado. Esse processo envolve todo um planejamento anual que é de responsabilidade do nutricionista escolar. Na listagem dos alimentos, é importante que se incluam todas as características desejadas, como o tipo de arroz (integral ou branco), o tamanho da embalagem (de 1 kg ou mais), entre outros exemplos.
É fundamental especificar as condições para a aquisição de produtos de qualidade. Além disso, é preciso estabelecer o prazo de validade desses produtos, considerando, por exemplo, que a validade mínima, dependendo do tipo de alimento, seja de no mínimo 30 dias a partir da data de entrega. Devemos estabelecer no Termo de Referência o tempo de prateleira na entrega.
Garantia dos produtos adquiridos
O termo de referência deve estabelecer a garantia dos produtos adquiridos. Por exemplo, o termo pode estipular que a empresa licitante não pode fornecer produtos sem rótulos ou com validade vencida. Se ocorrer algum problema na entrega ou na qualidade dos produtos durante a vigência do contrato, a empresa licitante será responsável e terá que fazer a troca dos alimentos. O termo de referência para a execução da licitação de gêneros alimentícios deve incluir todas essas condições de garantia.
Prazo e a forma de entrega dos gêneros alimentícios
Abordaremos o próximo tópico que é o prazo e a forma de entrega dos gêneros alimentícios. Se adquirirmos diversos tipos de alimentos para a alimentação escolar, como pães entregues semanalmente e carnes que serão entregues a cada 15 dias, é necessário especificar no Termo de Referência a periodicidade da entrega. Essa periodicidade pode ser a cada 7, 15, 30 ou 60 dias ou mais, de acordo com a realidade de cada caso. É possível estabelecer se o licitante entregará diretamente nas unidades escolares ou em um estoque central, dependendo da logística adotada.
Prazo e a forma de entrega pelo fornecedor
O fornecedor deve estipular um prazo para a entrega dos gêneros, a partir do recebimento do pedido e do empenho. Por exemplo, o fornecedor terá 5 dias úteis ou 7 dias corridos para realizar a entrega. Além disso, é importante especificar o horário de entrega para garantir que haja alguém para receber os alimentos.
A Secretaria de Educação será o gestor do contrato e as obrigações da contratada devem ser explicitadas, assim como as responsabilidades do licitante neste contrato de entrega de gêneros alimentícios. Para a entrega de frios, é necessário que o transporte ocorra em carro refrigerado a uma temperatura específica. O transporte das carnes congeladas deve ser feito em um veículo próprio, limpo e com temperatura adequada abaixo de 18 graus Celsius para garantir a entrega adequada.
A contratada é responsável pelo produto entregue até o final do contrato e deve substituir o produto se houver algum problema com a entrega, conforme previsto na cláusula do Termo de Referência. O fornecedor deve comunicar formalmente quaisquer problemas que possam ocorrer com a entrega. Se a marca solicitada pelo licitante não estiver mais disponível, o fornecedor deve fazer uma solicitação formal de troca de marca. O termo de referência deve especificar todos esses pontos.
Qualificação técnica
O Termo de Referência exige a qualificação técnica, incluindo a apresentação do alvará sanitário do licitante, quando aplicável. Além disso, deve-se especificar se a subcontratação de serviços de transporte do licitante é aceitável ou não. Todas essas informações devem estar claramente descritas no Termo de Referência.
Vigência do contrato
Por último vem à vigência do contrato, se for um registro de preço, a duração será de 12 meses. Será necessário incluir em anexos todos os documentos relevantes, como um modelo de entrega de amostras. O fornecedor preenche o documento fornecido como prova de recebimento. Anexamos os endereços das unidades ou local de entrega, deixando claro que podemos alterar essa lista de endereços durante o ano. Comunicaremos formalmente ao licitante caso haja alterações para que ele entregue os produtos nos locais corretos.
Também anexaremos um modelo de análise de amostra contendo todos os requisitos necessários, incluindo análise sensorial, análise de ficha técnica e aspecto higiênico-sanitário. Os licitantes apresentarão esses documentos como parte da avaliação alimentar.
Conclusão
Apresentamos a estrutura que o nutricionista deve seguir na elaboração do Termo de Referência, dividido em tópicos. Embora possa parecer um pouco complicado e trabalhoso no início, recomendamos o uso de modelos de outros municípios e a busca de assistência do setor de compras específico. É importante ressaltar que ninguém deve elaborar esse termo em seu nome.